Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe: einfach und günstig
Eine Zeiterfassung per Software erfasst Beginn, Ende und Pausen, rechnet die Arbeitszeit aus und zeigt, wann mehr als acht Stunden werktäglich gearbeitet wurde – diese Zeit muss aufgezeichnet werden[1].
Was eine Zeiterfassung können sollte
Für Kleinbetriebe zählt, dass die Erfassung schnell geht und die Pflichten abdeckt. Die Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden[1]; die Software sollte sie deshalb so lange vorhalten oder als Datei ausgeben.
- Erfassung per App, Browser oder Terminal – je nachdem, wo gearbeitet wird
- Pausen und Arbeitszeit über acht Stunden sichtbar
- Korrekturen nachvollziehbar, mit Datum und Namen
- Ausgabe für die Lohnabrechnung, etwa als Datei für die Steuerberatung
- Daten in der EU gespeichert, Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorhanden
Zeiterfassung für Projekte und Kunden
Wer Leistungen nach Stunden abrechnet, braucht mehr als die Arbeitszeit: Die Zeiten werden Projekten und Kunden zugeordnet und später in die Rechnung übernommen. Viele Rechnungsprogramme bringen dafür eine eigene Projektzeiterfassung mit.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?
Üblich sind App und Browser, Terminals mit Chip oder Karte und die Erfassung am PC. Im Büro reicht meist der Browser, auf Baustellen und im Außendienst die App, in Werkstätten ein Terminal am Eingang.
Zeiterfassung Software auswählen
Bedarf
Wo wird gearbeitet, wie viele Personen, werden Projekte abgerechnet?
Testen
Nutzen Sie die Testphase mit zwei oder drei Beschäftigten im echten Alltag.
Auswerten
Prüfen Sie, ob Arbeitszeit über acht Stunden sichtbar wird und die Daten exportierbar sind.
Einführen
Informieren Sie alle Beschäftigten, mit Betriebsrat vorher dessen Zustimmung einholen.
Häufige Fragen
Gibt es Zeiterfassung Software mit DATEV-Schnittstelle?
Ja, viele Programme geben die Zeiten als Datei für die Lohnabrechnung aus, oft im Format für DATEV. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welches Format sie braucht.
Lohnt es sich, eine Zeiterfassung Software zu kaufen statt zu mieten?
Gekaufte Software läuft auf eigenen Rechnern (on premise) und kostet einmalig, braucht aber Updates und Datensicherung. Gemietete Software läuft beim Anbieter und kostet monatlich. Für Kleinbetriebe ohne eigene IT ist die gemietete Lösung meist einfacher.
Welche Zeiterfassung Software für Handwerker?
Handwerker brauchen meist eine App für die Baustelle, Zuordnung zu Aufträgen und die Übernahme in die Rechnung. Mehr dazu auf der Seite Handwerk.
Quellen dieser Seite
- § 16 Abs. 2 ArbZG – Arbeitszeitnachweise – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026