Software für die Buchhaltung: was eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer können muss
Eine Buchhaltungssoftware erfasst Belege, ordnet Einnahmen und Ausgaben zu und bereitet die Zahlen für Steuererklärung und Steuerberatung auf. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, ermittelt den Gewinn meist als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben[1].
Was ist eine Buchhaltungssoftware?
Eine Buchhaltungssoftware ersetzt den Ordner mit Belegen und die Tabelle mit Einnahmen und Ausgaben. Sie liest Kontoumsätze ein, ordnet Belege zu und erstellt Auswertungen. Für Rechnungen gilt: Ausgestellte und erhaltene Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden[2], echt, unversehrt und lesbar[3].
Was muss eine Buchhaltungssoftware können?
Die folgenden Punkte gelten für die meisten Kleinunternehmer und Kleinbetriebe. Welche Funktion Sie wirklich brauchen, hängt von der Gewinnermittlung und davon ab, ob eine Steuerberatung mitarbeitet.
- Kontoumsätze automatisch einlesen und Belegen zuordnen
- Belege per Foto oder E-Mail erfassen und unveränderbar ablegen
- E-Rechnungen empfangen und lesen können[4]
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Übergabe an die Steuerberatung
- Umsatzsteuer-Voranmeldung, falls Sie nicht Kleinunternehmer sind
- Export im Format, das Ihre Steuerberatung nutzt
Welche Buchhaltungssoftware gibt es?
Es gibt drei Gruppen: Online-Programme zum Mieten, die Rechnung und Buchhaltung verbinden; Programme zum Kaufen, die auf dem eigenen PC laufen; und Programme für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, bei denen der Betrieb nur Belege liefert. Eine Rangliste geben wir nicht, weil die beste Buchhaltungssoftware von Ihrer Arbeitsweise abhängt.
Umstieg auf Buchhaltungssoftware
Klären
Mit der Steuerberatung klären, welches Programm und welches Format passt.
Testen
Einen Monat mit echten Belegen und Kontoumsätzen probieren.
Umziehen
Zum Jahreswechsel starten, alte Daten vollständig sichern.
Ablegen
Rechnungen acht Jahre lesbar aufbewahren[2].
Häufige Fragen
Was ist Fibu-Software für Kleinbetriebe?
Fibu steht für Finanzbuchhaltung. Fibu-Software für Kleinbetriebe ist eine Buchhaltungssoftware mit Konten, Buchungen und Auswertungen. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht meist ein einfacheres Programm[1].
Welche Buchhaltungssoftware für Vereine?
Vereine brauchen meist Mitgliederverwaltung, Beiträge und eine Trennung nach Bereichen. Dafür gibt es eigene Vereinsprogramme; eine Buchhaltungssoftware für Betriebe passt oft nur teilweise.
Welche Buchhaltungssoftware ist die sicherste?
Eine Rangliste können wir ohne eigene Prüfung nicht geben. Achten Sie auf Speicherort in der EU, Zwei-Faktor-Anmeldung, Datensicherung und Export Ihrer Daten. Ausgestellte und erhaltene Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren[2].
Welche Buchhaltungssoftware für eine GmbH oder UG?
Eine GmbH oder UG führt Bücher und erstellt einen Jahresabschluss. Sie braucht deshalb eine vollwertige Buchhaltung mit doppelter Buchführung oder eine enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung steht nur Steuerpflichtigen offen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind[1].
Quellen dieser Seite
- § 4 Abs. 3 EStG – Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 3 UStG – Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 1 UStG – Rechnung und elektronische Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026