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E-Rechnung Pflicht in Deutschland: wer muss wann?

Für Leistungen zwischen Unternehmen im Inland ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen[1]. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – ein PDF allein ist keine E-Rechnung[2].

Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht?

Seit 2025 gilt die Pflicht grundsätzlich; für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden[3].

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat[3]. Ab 2028 laufen die Übergangsregeln aus, dann gilt die E-Rechnung Pflicht zwischen Unternehmen im Inland für alle[1].

E-Rechnung empfangen: das gilt schon heute

Für eine E-Rechnung zwischen Unternehmen braucht der Absender keine Zustimmung des Empfängers[2]. Deshalb muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon jetzt empfangen und lesen können – auch Kleinunternehmer, die für ihr Unternehmen einkaufen.

E-Rechnung Pflicht für Privatpersonen?

Nein. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen[1]. An Privatpersonen dürfen Sie weiter auf Papier oder als PDF abrechnen; eine Rechnung in elektronischem Format braucht dann die Zustimmung des Empfängers[2].

Umstellung auf die E-Rechnung

In 4 Schritten: 1. Empfang; 2. Umsatz; 3. Programm; 4. AblageIn 4 Schritten1Empfang2Umsatz3Programm4Ablage

  1. Empfang

    Postfach und Programm zum Lesen von E-Rechnungen einrichten.

  2. Umsatz

    Vorjahresumsatz prüfen: gilt die Übergangsregel für 2027[3]?

  3. Programm

    Rechnungsprogramm mit Format nach europäischer Norm wählen[2].

  4. Ablage

    E-Rechnungen im Original acht Jahre aufbewahren[4].

Häufige Fragen

E-Rechnung Pflicht ab wieviel Umsatz?

Für Umsätze im Jahr 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro noch Papier oder andere Formate nutzen[3]. Ab 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz[1].

Gilt die E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer?

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können[2]. Ob und ab wann Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, regeln Sonderbestimmungen außerhalb von § 14 UStG; diese Seite behandelt sie nicht. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung Pflicht?

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen und an Empfänger im Ausland[1]. Für einzelne weitere Fälle gibt es Sonderregeln außerhalb des Umsatzsteuergesetzes; prüfen Sie Ihren Fall mit der Steuerberatung.

Warum gibt es die E-Rechnung Pflicht?

E-Rechnungen lassen sich automatisch verarbeiten, das spart Abtippen und Fehler. Auf Dauer sollen sie auch die Prüfung der Umsatzsteuer erleichtern.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format[2]. Eine E-Rechnung enthält die Daten strukturiert, zum Beispiel als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteten Daten nach europäischer Norm.

Quellen dieser Seite

  1. § 14 Abs. 2 UStG – Pflicht zur Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
  2. § 14 Abs. 1 UStG – Rechnung und elektronische Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
  3. § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln zur E-Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
  4. § 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026

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