Zeiterfassung Pflicht: was Arbeitgeber heute aufzeichnen müssen
Das Arbeitszeitgesetz verlangt, dass der Arbeitgeber die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzeichnet und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt[1]. Das Bundesarbeitsgericht geht weiter: Nach seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen[2].
Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland
Im Arbeitszeitgesetz steht die Aufzeichnungspflicht für die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht[1]. Werktäglich darf die Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden[3].
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen[2]. Daraus hat das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zu einem System der Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Eine bestimmte Form – Papier, Tabelle oder Software – schreibt das Gesetz zu diesem Stand nicht vor.
Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Pflicht?
Eine Mindestzahl von Mitarbeitern nennt weder das Arbeitszeitgesetz noch das Arbeitsschutzgesetz. Die Aufzeichnungspflicht gilt für jeden Arbeitgeber mit Arbeitnehmern[1]; das Arbeitsschutzgesetz stellt bei der Organisation auf Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten ab[2]. Kleinbetriebe sind also nicht ausgenommen, sie dürfen die Erfassung aber einfach halten.
Ausnahmen von der Zeiterfassung
Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes und einige weitere Gruppen[4]. Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt statt des Arbeitszeitgesetzes das Jugendarbeitsschutzgesetz.
Für alle anderen Arbeitnehmer gibt es keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Zeit wird dann von den Beschäftigten selbst erfasst.
Zeiterfassung Pflicht ab 2026 oder 2027: was ist neu?
Zum Stand dieser Seite enthält das Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich und keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung[1]. Eine Neuregelung wird seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts diskutiert; in Kraft ist sie nicht. Ob digitale oder elektronische Zeiterfassung Pflicht wird und ab wann, prüfen wir bei jeder Aktualisierung dieser Seite.
Zeiterfassung im Kleinbetrieb einführen
Erfassen
Legen Sie fest, wer Beginn, Ende und Pausen erfasst – die Beschäftigten selbst oder die Leitung.
Werkzeug
Wählen Sie Papier, Tabelle, App oder Software. Für mehr als eine Handvoll Beschäftigte spart Software Zeit.
Prüfen
Werten Sie Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aus; sie muss aufgezeichnet werden[1].
Aufbewahren
Bewahren Sie die Nachweise mindestens zwei Jahre auf[1].
Häufige Fragen
Ist digitale Zeiterfassung Pflicht?
Nein, zum Stand dieser Seite schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Papier und Tabelle sind zulässig, solange die Arbeitszeit vollständig und verlässlich erfasst wird[2].
Wann ist Zeiterfassung Pflicht?
Sobald Sie Arbeitnehmer beschäftigen. Die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich muss aufgezeichnet werden[1], und nach dem Bundesarbeitsgericht braucht jeder Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit.
Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für leitende Angestellte?
Das Arbeitszeitgesetz ist auf leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes nicht anzuwenden[4]. Wer leitender Angestellter ist, hängt vom Einzelfall ab – der Titel allein genügt nicht.
Warum ist Zeiterfassung Pflicht?
Sie soll sicherstellen, dass Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Ohne Aufzeichnung lässt sich nicht prüfen, ob die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden hinausgeht[3].
Welche Zeiterfassung ist Pflicht für Arbeitgeber?
Pflicht ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich mit einer Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren[1]. Nach dem Bundesarbeitsgericht sollte das System Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen.
Quellen dieser Seite
- § 16 Abs. 2 ArbZG – Arbeitszeitnachweise – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 3 Abs. 2 ArbSchG – Grundpflichten des Arbeitgebers – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 3 ArbZG – Arbeitszeit der Arbeitnehmer – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 18 Abs. 1 ArbZG – Nichtanwendung des Gesetzes – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026