Checkliste zum Ausdrucken
Die Checkliste fasst die zehn Punkte auf einer Seite zusammen, mit Muster der Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung.
Die zehn Punkte
Gehen Sie die Punkte für jedes Programm durch, das Sie nutzen oder testen.
- Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich wird aufgezeichnet[1].
- Zeitnachweise bleiben mindestens zwei Jahre verfügbar[1].
- Jede Rechnung enthält alle Pflichtangaben[2].
- Rechnungsnummern werden fortlaufend und einmalig vergeben[2].
- E-Rechnungen nach europäischer Norm können erstellt und empfangen werden[5].
- Rechnungen werden acht Jahre echt, unversehrt und lesbar aufbewahrt[4].
- Daten lassen sich vollständig exportieren, auch nach einer Kündigung.
- Steuerberatung kann die Daten im gewünschten Format übernehmen.
- Speicherort in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor.
- Betriebsrat ist bei der Zeiterfassung eingebunden, falls vorhanden[6].
Software-Check in vier Schritten
Liste
Alle Programme im Betrieb aufschreiben.
Prüfen
Die zehn Punkte je Programm abhaken.
Lücken
Fehlende Punkte mit Anbieter oder Steuerberatung klären.
Wechsel
Nur wechseln, wenn ein Punkt nicht lösbar ist.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich meine Software prüfen?
Einmal im Jahr und immer, wenn sich Pflichten ändern – zum Beispiel bei den Übergangsregeln der E-Rechnung bis Ende 2027[7].
Welche Software habe ich überhaupt im Einsatz?
Schreiben Sie alle Programme auf, mit denen Zeiten, Rechnungen, Belege und Löhne bearbeitet werden – auch Tabellen und Apps auf dem Handy. Das ist der erste Schritt des Software-Checks.
Quellen dieser Seite
- § 16 Abs. 2 ArbZG – Arbeitszeitnachweise – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einer Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 2 UStG – Pflicht zur Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14b Abs. 1 UStG – Aufbewahrung von Rechnungen – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 1 UStG – Rechnung und elektronische Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 87 Abs. 1 BetrVG – Mitbestimmungsrechte – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln zur E-Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026