Software für kleine Unternehmen: was Pflicht ist und was hilft
Kleinbetriebe brauchen meist drei Programme: eines für die Arbeitszeit, eines für Rechnungen und eines für die Buchhaltung. Diese Seite zeigt, welche Pflichten dahinterstehen – etwa die Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich[1] und die Pflichtangaben jeder Rechnung[2] – und woran Sie passende Software erkennen.
Wonach suchen Sie?
- Zeiterfassung PflichtWas das Gesetz verlangt
- Zeiterfassung SoftwareWorauf Sie achten sollten
- Zeiterfassung kostenlosApp, Excel oder Programm
- Betriebsrat und DatenschutzZeiterfassung einführen
- BuchhaltungssoftwareWas sie können muss
- Kostenlose SoftwareWas gratis taugt
- EinzelunternehmerEÜR mit Software
- GoBDBedeutung und Archivierung
- RechnungsprogrammWelche gibt es
- Kleinunternehmer-RechnungMuster und Vorlage
- PflichtangabenWas auf jede Rechnung muss
- E-RechnungPflicht 2025, 2027, 2028
- HandwerkSoftware für Handwerker
- LohnprogrammLohnabrechnung im Kleinbetrieb
- WarenwirtschaftLager, Bestellungen, Verkauf
- DATEV und SteuerberatungZusammenarbeit mit der Kanzlei
- KostenAbo, Kauf oder kostenlos
- Software-CheckCheckliste in zehn Punkten
Drei Aufgaben, die jeder Kleinbetrieb erledigen muss
Erstens die Arbeitszeit: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich muss der Arbeitgeber aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren[1]. Zweitens Rechnungen: Jede Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben[2], und zwischen Unternehmen im Inland wird die elektronische Rechnung zur Regel[3]. Drittens die Buchhaltung: Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, kann den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln[4].
Welches Programm Sie dafür nehmen, schreibt kein Gesetz vor. Wichtig ist, dass es die Pflichten zuverlässig abdeckt und zu Ihrem Betrieb passt.
- Zeiterfassung: Beginn, Ende und Pausen je Person, Auswertung der Arbeitszeit über acht Stunden.
- Rechnungsprogramm: Pflichtangaben, fortlaufende Nummern, E-Rechnung im Format nach europäischer Norm.
- Buchhaltung: Belege erfassen, Einnahmen und Ausgaben zuordnen, Daten an die Steuerberatung geben.
- Aufbewahrung: Rechnungen sicher und lesbar ablegen, auch noch nach Jahren.
Häufige Fragen
Welche Softwarelösung für kleine Unternehmen ist die richtige?
Die richtige Softwarelösung deckt Ihre Pflichten ab und passt zur Größe des Betriebs. Für die meisten kleinen Unternehmen reicht ein Rechnungsprogramm mit Buchhaltung und eine einfache Zeiterfassung. Der Software-Check auf dieser Seite führt Sie in zehn Punkten durch die Auswahl.
Was gehört zu kaufmännischer Software für Kleinunternehmen und Kleinbetriebe?
Kaufmännische Software umfasst meist Angebote und Rechnungen, Belegerfassung und Buchhaltung, oft auch Mahnwesen, Kundenverwaltung und Lager. Für Kleinunternehmen und Kleinbetriebe ist wichtig, dass die Teile zusammenarbeiten und die Daten an die Steuerberatung übergeben werden können.
Was ist ein Kleinbetrieb?
Eine einheitliche Definition gibt es nicht. Je nach Gesetz und Förderprogramm zählen andere Grenzen, etwa die Zahl der Beschäftigten oder der Umsatz. Auf dieser Seite meinen wir Betriebe mit wenigen Beschäftigten, die Zeiterfassung, Rechnungen und Buchhaltung ohne eigene IT-Abteilung erledigen.
Was für Software gibt es für kleine Betriebe überhaupt?
Üblich sind vier Gruppen: Zeiterfassung, Rechnungsprogramme, Buchhaltungssoftware und Lohnprogramme. Dazu kommen je nach Branche Warenwirtschaft, Handwerkersoftware oder Kassensysteme. Viele Anbieter verbinden mehrere Gruppen in einem Programm.
Quellen dieser Seite
- § 16 Abs. 2 ArbZG – Arbeitszeitnachweise – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einer Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 14 Abs. 2 UStG – Pflicht zur Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026
- § 4 Abs. 3 EStG – Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, abgerufen 10. November 2026